Tratamiento de Datos
AID GROUP SAS dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 en desarrollo de sus actividades comerciales recolecta, utiliza y almacena los datos personales de los titulares basados en los principios establecidos en el Artículo 4 de la Ley 1581 así:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos
b) Principio de finalidad
c) Principio de libertad
d) Principio de veracidad o calidad
e) Principio de transparencia
f) Principio de acceso y circulación restringida
g) Principio de seguridad
h) Principio de confidencialidad
POLITICA DE PRIVACIDAD
La empresa AID GROUP SAS basa su política de tratamiento de datos según lo establecido en la Ley 1581 Articulo 8 como “Derechos”, Articulo 17 como “Deberes” y en la Finalidad de la Utilización de Datos establecida en este documento.
DERECHOS DE LOS TITULARES
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa AID GROUP SAS
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento de datos, en caso de no necesitarlo, la empresa AID GROUP SAS se basa en el Artículo 10 y el Articulo 13 de la Ley 1581.
c) Ser informado por el responsable del Tratamiento de datos respecto del uso que les ha dado a sus datos personales
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley, con previo conocimiento de AID GROUP SAS. mediante PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS establecido en este documento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
a) Garantizar al Titular el derecho de disponibilidad de la información en todo tiempo
b) Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos
d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para evitar perdida, adulteración o acceso no autorizado
e) Con respecto a garantizar que la información que se suministre por parte del Titular sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, la empresa AID GROUP SAS depende totalmente del Titular y no puede ser responsable si el Titular no suministra los datos exactos.
f) Actualizar la información
g) Rectificar la información si es dato ha quedado mal ingresado según la información otorgada por el Titular
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad del Titular
FINALIDAD DE LA UTILIZACION DE DATOS
La empresa AID GROUP SAS utiliza los datos personales de sus proveedores, contratistas, clientes y empleados para efectos: de cumplimiento de su objeto social y comercial, laborales, de mercadeo, desarrollo de proyectos, socialización de políticas, programas, cambios organizacionales, análisis financieros, de responsabilidad social, ambientales, estratégicos, estadísticos, de seguridad industrial, entre otros. Específicamente la empresa AID GROUP SAS registra la información de Tratamiento de Datos con el fin de:
a) Cumplir con las obligaciones tributarias, laborales, legales y extralegales que provienen de: contratos laborales, registros contables, contratos, ofertas mercantiles, entre otros.
b) Cumplir con los procesos y procedimientos internos establecidos para mantener las certificaciones obtenidas o por obtener.
c) Cumplir con el control y la prevención de fraude y de lavado de activos d) Cumplir con aspectos legales y fiscales con las entidades del gobierno
e) Realizar operaciones de pago de nómina, contratos, bienes y servicios f) Realizar cualquier otra actividad para el cumplimiento de su objeto social, comercial y laboral
RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es la sociedad AID GROUP SAS con número de identificación tributaria NIT. 900825274 – 7; domicilio y dirección en la Calle 90 No 12-28 Piso 2 Bogotá, Colombia; teléfono: 658 3762 – 313 463 2598 y en el siguiente correo electrónico: info@aidgroup.com.co
FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. AID GROUP SAS podrá pedir expresamente a los Titulares los datos que requiera para el cumplimiento de su objeto social y comercial, y mediante los formatos que la empresa AID GROUP SAS disponga, u otros que sus contratistas, proveedores y clientes posean en común acuerdo de las partes. AID GROUP SAS no recopila datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, tales como: datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos.
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS DE AID GROUP SAS. Los medios utilizados por AID GROUP SAS para la recolección, uso y circulación de su base de datos es mediante: llamadas, mensajes de texto, Whats’up, correos electrónicos y/o físicos.
INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. AID GROUP SAS no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad. Si, por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de un menor de edad, esta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata, una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad.
MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. AID GROUP SAS. utiliza los medios que tiene a su alcance para proteger la información suministrada por el Titular mediante el uso de servidores con firewalls, zonas de archivos, y otros medios administrativos y técnicos.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar, revocar autorización, retirar la información que reposa en la base de datos, o realizar un reclamo sobre el uso de los datos, AID GROUP SAS responderá la solicitud en plazo de máximo QUINCE (15) días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al TITULAR, los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los DIEZ (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo es incompleto o no contiene una descripción detallada de los hechos o no posee los documentos que soporten el hecho, la empresa AID GROUP SAS podrá requerir al Titular dentro de los DIEZ (10) días siguientes a la recepción del reclamo la formulación completa de los cargos. Transcurridos DOS (2) meses desde la fecha del requerimiento y no recibiendo comunicaciones por parte del Titular, se hará caso omiso a la reclamación, responsabilidad, rectificación o supresión de datos y no existirá ningún efecto legal relacionado con la protección de datos. El Titular no puede adelantar reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio mientras no realice el procedimiento aquí descrito ante la empresa AID GROUP SAS En todo caso, el retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de AID GROUP SAS.
PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen o complementen.